Zeitraub am Computer – ist effizientes Arbeiten am PC möglich?

Der Computer hat im Büro vor allem eine Aufgabe zu erfüllen: er soll Arbeitsabläufe optimieren und uns unsere Arbeit erleichtern. Denke ich daran, dass meine Großmutter im Büro noch mit Karteikästen und Schreibmaschine gearbeitet hat, dann möchte ich dem PC direkt ein anerkennendes Nicken schenken, denn der Büroarbeitsplatz 2011 kann sich wirklich sehen lassen.

Aber ist uns eigentlich noch bewusst, wie sehr der Computer unseren Arbeitsalltag vereinfacht hat? Schauen wir uns ein paar Beispiele an:

• Texte schreiben am PC ermöglicht praktische Korrekturmöglichkeiten, während auf der Schreibmaschine die Rechtschreibfehler noch selbst gesucht werden mussten und wurden sie gefunden half schlussendlich nur hässliches Tipp-Ex oder Neu-Tippen

• Statt Telegramme oder Faxe schicken wir heutzutage E-Mails, die wir per Smartphone an jedem Ort abrufen und beantworten können.

• Die Kundendaten werden in Datenbanken gespeichert – überall abrufbar und kinderleicht zu durchsuchen

Diese Liste könnte ich locker um weitere hundert Punkte ergänzen. Aber ist der PC wirklich das Nonplusultra für belastungsfreies und effizientes  Arbeiten? Warum ist unser Arbeitstag trotz Erfindung des Computers dann nicht kürzer geworden? Warum ist das Burnout-Syndrom in unser Zeit so verbreitet, obwohl uns der Computer doch anscheinend so viel Arbeit abnimmt und alles leichter macht? Weshalb passiert es dann trotzdem so häufig, dass uns während des Arbeitens die Zeit wegläuft und wir in Stress geraten?

Ich denke, das liegt hauptsächlich daran, dass unser moderner Arbeitsalltag zahlreiche zeitraubende Fallen enthält. Und diese Fallen können besonders für Selbständige zu einer existenzbedrohenden Gefahr werden, denn hier zeigt der Satz „Zeit ist Geld“ besonders drastisch seinen Wahrheitsgehalt.

Folgende „Getting things done“ Methoden haben sich in meinem Alltag mit PC bewährt:

• Ordnung ist das halbe Leben, das gilt vor allem für PCs. Eine logische Ordnerstruktur auf dem Computer und das Speichern von Dateien nach einem System erleichtert das Suchen und Finden von Dokumenten ungemein. Ich persönlich habe für die verschiedenen Arbeitsbereiche eigene Ordner, die wiederum in weitere Ordner unterteilt sind, die ich nach Monat und Jahreszahl benannt habe.

• Ein guter SPAM-Filter verbannt zeitraubende Werbemails aus dem Posteingang

• Empfangene E-Mails schiebe ich nach Bearbeitung in dafür extra von mir angelegte Archiv-Ordner oder lösche sie direkt. In meinem Posteingang liegen somit nur aktuelle Mails, die noch bearbeitet werden müssen. Das schafft einen guten Überblick. Weiterer Tipp: E-Mails nach Priorität und nicht nach Empfangsdatum abarbeiten.

• Ohne To-Do-Listen geht gar nichts! Diese sind bei mir zudem nach Prioritäten sortiert. Diese Listen können sowohl per Hand auf einem Stück Papier oder in einem Filofax notiert werden, ich persönlich benutze dafür aber eine Software, die ich auch mit meinem Handy synchronisieren kann

• Disziplin ist gefragt! Facebook, Computer-Spielchen, Online-Horoskope und andere amüsante Beschäftigungen, die in den Bereich Unterhaltung fallen, sind während der Arbeitszeit tabu. Diese gehören in die Freizeit oder in die Mittagspause.

Diese fünf Punkte sind für einen effizienten Arbeitstag meiner Meinung nach unerlässlich. Ich arbeite seit vielen Jahren nach diesem Prinzip und komme damit sehr gut zurecht.