Wir reden über KI und stolpern über die Grundlagen

Manchmal frage ich mich, ob wir als digitale Gesellschaft gerade zwei Zeitalter gleichzeitig leben. Vormittags diskutieren wir darüber, ob Künstliche Intelligenz bald ganze Berufe ersetzt, Zeitungsartikel schreibt, Fotografen und Regisseure in den Schatten stellt und bei wichtigen Entscheidungen zum ersten Ansprechpartner wird. Nachmittags erklärt mir dann aber jemand am Telefon, dass er „leider keine andere Möglichkeit gefunden hat“, als mir Screenshots per E-Mail zu schicken: abfotografiert mit dem Handy vom Bildschirm. Schräg. Unscharf. Kaum zu lesen.

Das ist kein Vorwurf. Es ist eher eine stille Verwunderung. Denn zwischen diesen beiden Welten, Hightech-Faszination hier und Alltagsverzweiflung dort, klafft eine erstaunliche Lücke. Und genau diese Lücke begegnet mir ständig im Arbeitsalltag. Im Kontakt mit Kunden, Unternehmern und deren Mitarbeitern. Hochintelligente, engagierte Menschen, die großartige Ideen haben. Und trotzdem an erstaunlich einfachen digitalen Dingen hängen bleiben.

Wissen ist da. Es wird nur nicht genutzt.

Was mich wirklich erstaunt, ist nicht, dass jemand etwas nicht weiß. Niemand kann alles wissen. Was mich erstaunt, ist, wie selten der einfachste Schritt gegangen wird: kurz googeln! Stattdessen wird geklickt, probiert, rückgängig gemacht, wieder geklickt. Zehn Minuten. Zwanzig. Dreißig. Irgendwann dann ein Seufzer: „Das Programm ist einfach nichts für mich!“. Dabei liegt die Lösung oft in einem einzigen Suchsatz. Nicht kryptisch. Nicht technisch. Ganz normal. So, wie man eine andere Person fragen würde. Google und Co. sind ziemlich gut darin geworden, genau das zu verstehen.

YouTube ist kein Zeitvertreib, sondern ein Werkzeug

Noch ein Missverständnis hält sich hartnäckig: Tutorials seien etwas für Anfänger. Oder für Menschen, die „gar keine Ahnung“ haben. Dabei ist das Gegenteil der Fall. Wer effizient arbeiten will, schaut sich gezielt an, wie andere es machen. Kostenlos. Jederzeit. In genau dem Tempo, das passt. Für wirklich jedes gängige Programm gibt es heute gute Anleitungen. Office-Programme, Grafik-Tools, Projektmanagement-Software, Buchhaltung, Online-Shops, Social Media. Oft erklärt von Menschen, die genau dieses Tool täglich nutzen. Ohne Fachchinesisch. Zehn Minuten Video können Jahre an halbgaren Workarounds ersetzen.

Das richtige Werkzeug macht den halben Job

Ein weiterer Punkt, den ich immer wieder sehe: Programme werden kreativ zweckentfremdet. Aus Bequemlichkeit. Oder weil man „das halt schon immer so gemacht hat“. Word wird für Layouts benutzt. PowerPoint für Grafiken. Excel für alles, was irgendwie mit Daten zu tun hat. Das funktioniert manchmal. Aber selten gut.

Dabei ist die Aufgabenteilung eigentlich klar, hier ein grober Überblick:

• Word für Texte und Dokumente
• Excel für Tabellen, Berechnungen und Auswertungen
• PowerPoint oder Keynote für Präsentationen
• Outlook, Gmail oder Thunderbird für E-Mails
• Canva für einfache Grafiken
• Affinity Photo oder Photoshop für professionelle Bildbearbeitung
• InDesign oder Affinity Publisher für Layouts und Drucksachen
• Acrobat für PDFs

Man kann mit einem Schraubenzieher auch einen Nagel in die Wand schlagen. Aber Spaß macht es nicht. Und sauber wird es auch nicht.

Wenn das Format nicht passt…

Besonders sichtbar wird die Unsicherheit beim Thema Dateiformate. Da liegt etwas vor, aber gebraucht wird etwas anderes. Und plötzlich entsteht Stress. Das Bild hat die Endung .png, wird aber als .jpg gebraucht. Der Film hat die Endung .mov, es soll aber ein .mp4-Film sein.

Die gute Nachricht: Für fast jedes Formatproblem gibt es Lösungen. Versuche es zunächst einmal mit der Software, die Du für diese Datei benutzt. Viele Programme können beim Speichern unterschiedliche Formate ausgeben. Wenn das nicht hilft: nutze einen Konverter. Du willst ein PDF in ein Word-Dokument umwandeln? Adobe bietet zum Beispiel ein solides, kostenloses Tool, um PDFs in Word-Dokumente umzuwandeln, das Adobe PDF-to-Word. Erwarte keine Zauberei, aber es funktioniert erstaunlich gut. Und für nahezu jedes andere Formatproblem gibt es ähnliche Helfer. Google einfach nach einem Konverter für Dein Dateiformat. Das Internet ist voll von guten Konvertern. Man muss sie nur nutzen.

Sieben ganz praktische Tipps für Deinen Büroalltag

Zum Abschluss ganz konkret sieben Tipps, die Dir das Leben leichter machen:

1. Nicht lange selbst probieren, sondern sofort googeln. Das ist keine Schwäche, sondern Effizienz.
2. Wiederkehrende Probleme? Schau Tutorials. Zehn Minuten Video sparen Dir Monate Frust.
3. Nutze Programme für das, wofür sie gemacht sind. Das Ergebnis wird besser. Und schneller.
4. Ordnung spart Zeit. Saubere Dateinamen, klare Ordnerstrukturen. So sparst Du Dir langes Suchen!
5. Bevor Du eine Aufgabe kompliziert löst, prüfe: Gibt es dafür eine eingebaute Funktion? Serienmails, automatische Inhaltsverzeichnisse, Kommentarfunktionen, Versionsverläufe, viele Dinge werden täglich neu erfunden, obwohl sie längst existieren.
6. Du musst eine E-Mail mit großem Anhang versenden? Benutze Cloud-Links statt Anhänge, sobald Dateien größer als 10 MB sind. Zum Beispiel kostenlos per WeTransfer. Ein Link ersetzt zehn Mails und verhindert Versionschaos.
7. Mach Screenshots richtig und zwar direkt auf Deinem Gerät. So geht es:
   • iPhone: Drücke gleichzeitig die Seitentaste und die Lauter-Taste. Der Bildschirm blitzt kurz auf, der Screenshot landet automatisch in Deiner Fotos-App. Bei älteren Modellen mit Home-Button: Home-Taste + Seitentaste.
   • Android-Handy: In der Regel die Power-Taste + Leiser-Taste gleichzeitig drücken. Auch hier wird der Screenshot direkt gespeichert, meist in einem eigenen Ordner namens „Screenshots“.
   • Windows-Rechner: Drücke die Windows-Taste + Shift + S. Der Bildschirm wird abgedunkelt, Du kannst den Bereich auswählen, den Du brauchst. Der Screenshot landet in der Zwischenablage und kann sofort eingefügt oder gespeichert werden.
   • Mac-Rechner: Für einen Bildausschnitt nutze die Tastenkombination Cmd + Shift + 4. Für den ganzen Bildschirm: Cmd + Shift + 3. Die Datei wird automatisch auf dem Schreibtisch gespeichert, fertig.

Fortschritt beginnt oft bei den Basics

Ich liebe neue Technologien. Ich staune über KI. Ich nutze sie täglich. Aber je weiter wir nach vorne preschen, desto deutlicher wird: die größten Reibungsverluste entstehen nicht bei den Zukunftsthemen. Sondern bei den Grundlagen. Vielleicht ist genau jetzt der richtige Moment, mal wieder einen Schritt zurückzugehen. Und sich zu fragen: Wo könnte ich mir meinen Arbeitsalltag eigentlich leichter machen?

Und jetzt Du: Welches kleine digitale Alltagsproblem kostet Dich regelmäßig Zeit, obwohl Du ahnst, dass es eigentlich einfacher gehen müsste?